香港公司注冊處早前就公司登記冊內所載的個人資料訂立新查冊安排，在公眾獲取必要信息以確定公司人員身份和保護數據隱私之間取得了平衡。新查冊安排分為三個階段實施，第一二階段已在實施中，第三階段也將于2023年12月27日開始。
新查冊安排對比舊的查冊安排主要有哪些變化呢？跟著小編一起來看看。
新查冊安排的背景
新查冊安排其實在早于2009年香港政府在修訂條例過程中就已獲廣泛咨詢。當時，大多數回應者認為，考慮到私隱和資料被濫用的風險，不應在公眾登記冊內披露董事及公司秘書住址及完整身份證明文件號碼。
《公司條例》訂明，公司董事不得將郵政信箱用作通訊地址，董事提供的通訊地址須為具體地址，可用于傳送文件。如遇有文件無法以通訊地址送達有關董事的情況，條例亦已訂明，法院有權命令公司注冊處披露該董事的住址作通訊之用。此外，如通訊地址失效，公司注冊處處長可提供董事的住址讓公眾查閱。
事實上，完全公開個人身份識別號碼及私人住址等個人資料會引致騙案等罪案的發生。近年由于「起底」及濫用個人資料情況有所增加，社會各界對公共登記冊所載個人資料是否獲得足夠保障日益關注。
在新查冊安排實施后，所有查冊人士（包括傳媒）將可繼續取覽公司登記冊上的董事的資料，當中包括董事個人的通訊地址（以取代現有的個人住址）和部分身份識別號碼（就香港身份證而言，為字母另加三個數字），而其他現時可查詢的資料并沒有任何新添的限制。這些資料連同董事的姓名，已足夠讓查冊人士辨認有關董事的身份。
新查冊安排也不會對必要的文件傳送構成阻礙。而在進行盡職審查方面，除了董事個人的通訊地址和部分身份識別號碼，在有需要時，有關人士亦可在獲得該董事授權后向公司注冊處申請查閱其住址及完整身份識別號碼。
新查冊制度的實施時間表
第一階段：于 2021 年 8 月 23 日開始，公司可在其登記冊上以董事的通訊地址代替通常住址，及董事和公司秘書的部分身份識別號碼代替完整號碼予公眾查閱；
第二階段：于 2022 年 10 月 24 日開始，公司登記冊中董事索引所載的受保護資料，將以通訊地址及部分身份識別號碼代替讓公眾查閱。在這階段開始后向公司注冊處登記的文件中所載的受保護資料，將不再提供予公眾查閱。“指明人士”可向公司注冊處提出取覽董事等人的受保護資料；
第三階段：將于 2023 年 12 月 27 日開始，資料當事人可向公司注冊處申請不提供已在公司注冊處登記的文件所載的受保護資料（下稱“不提供的資料”），并以其通訊地址及部分身份識別號碼代替讓公眾查閱。“指明人士”可向公司注冊處提出取覽董事等人的不提供的資料。
《公司（住址及身份識別號碼）規例》（第 622N 章）第 12 條已對上文提到的“指明人士”身份作出限定，僅以下10類人士可查閱公司登記冊上的“受保護資料”：
1、資料當事人；
2、獲資料當事人書面授權取得該等資料的人；
3、有關公司的成員；
4、清盤人；
5、破產案受托人；
6、公職人員或公共機構；
7、該規例附表指明的人士；
8、律師或外地律師；
9、執業會計師；
10、金融機構或指定非金融業人士。
查冊安排的新舊對比
舊版查冊安排信息：
1、董事信息展示，通常住址和完整身份識別號碼；
2、秘書信息展示，完整身份識別號碼；
3、其他人士信息展示（清盤人&臨時清盤人），完整身份識別號碼；
4、可供公眾查閱文件內容，于2022年10月24日前已注冊的文件 – 全部資料可供查閱，包含受保護個人資料。
新版查冊安排：
1、董事信息展示，通訊地址和部分身份識別號碼；
2、秘書信息展示，部分身份識別號碼；
3、其他人士信息展示（清盤人&臨時清盤人），部分身份識別號碼；
4、可供公眾查閱文件內容：
于2022 年10月24日或以后注冊的文件 – 董事，秘書及其他相關人士的通常住址和完整身份識別號碼，不再被公開；
于2022年10月24日前已注冊的文件 – 仍然包含董事, 秘書及其他相關人士的通常住址和完整身份識別號碼， 但可在第三階段實施后申請遮蓋該等個人資料，不讓公眾查閱。
為了配合政府的努力，公司應實施必要的內部程序，不讓公眾查閱其文件中存有個人的受保護信息，以避免個人資料被濫用。展望未來，公司應確保其符合最新的監管要求，更重要的是，要做好準備以應對因未經授權但獲取個人信息因而產生的潛在風險，例如欺詐和起底。
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